Dette er det femte blogindlæg i serien på seks til virksomheden, der ønsker at få spredt en effektiv og positiv kommunikation ud i både salgstræning og mødekultur.
De fleste har prøvet at sidde til et møde, der af den ene eller anden årsag ikke fungerer. Hvad enten det er fordi folk snakker forbi hinanden, eller at det trækker ud i langdrag, så resten af arbejdsdagens gøremål må skubbes ud i horisonten af en ny uge, og alt man ønsker sig er at kunne speede processen lidt op, som når Han Solo sætter sit rumskib til at flyve gennem galakser med lysets hastighed.
Hvorfor skal jeg ændre på virksomhedens mødekultur?
Det giver sig selv, at noget må gøres i disse situationer. Ud over at slippe af med irritationsmomentet ved overhovedet at deltage i den slags tidsspild er der i sidste ende mange arbejdstimer at spare, og desuden kan en klarere kommunikation sætte en mere målrettet kurs for medarbejdernes gøren og laden indtil næste møde, hvor de altså i mellemtiden har arbejdet på en mere hensigtsmæssig måde, end de måske ellers ville have gjort, inden der blev rettet op.
Kom på vingerne…
For at opnå disse fordelagtige forhold handler det om at facilitere en adfærdsændring på møderne ved at sætte begivenheden ind i et mere stringent system.
Som jeg tidligere har skrevet om her på bloggen, handler det i første omgang om at få folk til at tale det samme sprog, så de forskellige medarbejdere ikke taler forbi hinanden på møderne og forstår de ting, der tales om i fællesskab. På den måde bliver det også lettere for dig at hjælpe den enkelte i situationer, hvor du har dem på tomandshånd.
En god oplæring af de nye medarbejdere er selvfølgelig altid nødvendig, men selv de garvede kan glemme noget over tid – medmindre at du laver en vedblivende vidensforankring. Simpelthen på lidt oftere basis, end hvad møderne tillader, konfronterer deres hjerner med, hvordan de skal arbejde.
Samtidig kan du effektivisere møderne rent tidsmæssigt ved at indføre taletid. Hvis man har et forholdsvist stramt format, hvor folk overleverer efter de samme regler og på den samme udstukne tid, undgår man eksempelvis at showet overtages af en alfa-han, der udbreder som alverdens ting, og efterlader de mere stille typer med deres ideer uden at dele dem. Alle opfordres til at tale, men man skal selvfølgelig kun bidrage, hvis man har noget at sige.
Et andet tiltag kan også være at introducere en fast struktur for møde-præsentationer. Indenfor SCRUM-metoden er strukturen typisk “Hvad arbejdede du på i går?”, “Hvad arbejder du på i dag?” og “Hvilke forhindringer står i din vej?”, men strukturen kan være anderledes for din virksomhed. Pointen er, at man er enige om struktur og taletid for at kunne forbedre virksomhedens mødekultur.
Har din virksomhed en virksomhedskonto ved Pitcherific, kan du i værktøj let oprette digitale drejebøger, så dine kollegaer kan arbejde efter et tidsmæssigt sparsommeligt og strømlinet format, og samtidig kan det sørge for at hjælpe dem med deres vidensforankring. Du kan prøve det gratis [her][1].
Et ekstra tip
Princippet kommer oprindeligt fra bilproducenten Toyota og deres mødelokaler. Her lader man praktikanterne aflevere, hvad de har og synes om et givent emne, først. De efterfølges af de næste kollegaer i omvendt hierarkisk rækkefølge, så den øverst rangerende slutter af med sine betragtninger. På den måde lader nye medarbejdere og gode kollegaer sig ikke styre af chefens meninger, og man undgår således at lukke af for en vigtig ressource.
[1] https://pitcherific.com/til/virksomheder
Related Articles
